Podmínky pro zapůjčování knižních materiálů na výstavy

Všeobecné

Žádosti o zápůjčky musí být předloženy alespoň 6 měsíců před otevřením výstavy.Vypůjčovatel musí svůj požadavek adresovat nejprve řediteli organizace.

Muzea, galerie či jiné kulturní instituce, kde mají být dokumenty vystaveny musejí vyhovovat bezpečnostním požadavkům půjčujícího a musejí být schopny zajistit odpovídající klimatické podmínky.

Náklady

Vypůjčovatel hradí veškeré náklady spojené se zápůjčkou. Tyto náklady mohou zahrnovat restaurování, adjustaci, paspartování či rámování grafiky, balení, dopravu, cestovné a pobyt doprovodu, poplatky dopravci, fotografování, správní poplatky a ostatní přidružené náklady.

Pojištění

Vypůjčený knižní materiál musí být pojištěn proti všem rizikům od doby, kdy opustí instituci půjčujícího, do doby navrácení na náklady vypůjčovatele. V případě poškození musí pojištění půjčujícího odškodnit půjčovatel v plném rozsahu schváleném půjčujícím, jež odpovídá zadání ve smlouvě o výpůjčce. Exponáty mohou být odeslány teprve poté, co půjčující obdrží potvrzení o pojištění.

Vládní záruky jsou obvykle přijímány. Detaily by měly být půjčujícím schváleny před odesláním exponátů.

Poznámka:V případě zahraničních výpůjček půjčující může výslovně uvést, že pojištění dohodne jeho vlastní zprostředkovatel, nebo že pojištění bude dohodnuto s pojišťovací firmou v jeho vlastní zemi. Oba tyto způsoby by mohly možné nároky velmi zjednodušit.

Adjustace, rámování a balení

Exponáty knižní povahy budou zapůjčeny zabalené ve speciálních krabicích z nekyselého materiálu zhotovených na míru pro tento účel.

Grafika či mapy budou zapůjčeny v rámech nebo kartonech zajištěných půjčujícím na náklady vypůjčovatele.

Poznámka: Mohou nastat okolnosti, za nichž by půjčující netrval na rámování grafiky a půjčil ji jen v deskách, např. při zápůjčce instituci, která má své vlastní možnosti rámování, nebo kvůli snížení váhy při transportu do zahraničí, ale běžně jen v případě, že doprovod dohlédne na zarámování a vyjímání z rámů a rovněž na balení a rozbalování ostatních dokumentů.

Při zápůjčkách na území vlastní země půjčujícího budou materiály

zabaleny půjčujícím na náklady vypůjčovatele.

Při zápůjčkách do zahraničí nebo jiných zvláštních okolnostech, půjčující může požadovat, aby materiál byl zabalen profesionálně

firmou do beden na náklady vypůjčovatele.

Veškerý balící materiál by měl být zachován a použit pro balení při návratu.

Popis stavu - jako součást předávacího protokolu

Popisy stavu všech zápůjček musí být vyhotoveny půjčujícím a poskytnuty vypůjčovateli. Vypůjčovatelská instituce musí vyhotovit zprávu o stavu zápůjčky, jakmile se k ní materiály dostanou a před tím, než ji opustí. Do popisu stavu musí být zaznamenány všechny problémy a změny. Půjčující musí být o každé významné změně ihned informován.

Doprava

Při zápůjčkách na území vlastní země půjčujícího by exponáty měly být vyzvednuty a vráceny vypůjčovatelem nebo jeho zástupcem, který musí být předem schválen půjčujícím. Zápůjčka musí být po celou dobu pod dohledem, např. neměla by být ponechána v prázdném vozidle.

Jestliže si vypůjčovatel přeje použít svého vlastního dopravce, jeho jméno musí být půjčujícímu předloženo předem ke schválení.

Doprovod

Při zápůjčkách do zahraničí nebo za jiných zvláštních okolností, půjčující může požadovat, aby dokumenty byly dopraveny tam a zpět členem oddělení. Cestovné a pobyt budou hrazeny vypůjčovatelem.

Poznámka: Půjčující může specifikovat, jaký druh jízdenky (letenky) je přijatelný pro doprovod. Obvykle je akceptován let „standby“ nebo volná letenka, což může znamenat, že doprovod a zápůjčka nepoletí ve stejnou dobu.

Délka zápůjčky

Exponáty nebudou zapůjčeny dříve než je nezbytně nutné, určitě ne dříve než 1 měsíc před otevřením výstavy. V zápůjčních podmínkách musí být uvedeno, že materiály budou skladovány v prostředí půjčujícím akceptovaném, do doby než dojde k jejich instalaci do vitrín.

Jestliže se výstava koná na více místech (putovní), smlouvy o uskladnění v mezidobí a také dohody o transportu a pojištění musí být předem schváleny půjčujícím, který může požadovat, aby mu exponáty byly navráceny předtím, než budou poslány na další místo.

Pokud z nějakého důvodu není některý z exponátů vystaven, měl by být ihned vrácen půjčujícímu, pokud smlouva o uskladnění schválená půjčujícím nemůže být upravena.

Vystavení

Exponáty musejí být vystavovány v uzamčených vitrínách. Intenzita osvětlení nesmí překročit 50 luxů, relativní vlhkost 50% +/- 5%, maximální teplota 18 ^oC.

Poznámka: Doporučuje se, aby požadavky na intenzitu osvětlení, vlhkost a teplotu byly dodrženy. Navržené hodnoty jsou směrné. Pro odlišné typy materiálů mohou být požadovány rozdílné klimatické podmínky.

Fotografování

Pro účely popisu a bezpečnosti exponátů vypůjčovatel zaplatí půjčující instituci pořízení negativů všech zapůjčených děl (pokud už takové negativy neexistují).

Fotografování dokumentů v době zapůjčení je povoleno pouze s písemným souhlasem představitele půjčující instituce a nesmí zahrnovat manipulaci s exponáty nebo otevírání vitrín. V blízkosti dokumentů nesmějí být použity televizní nebo fotografické lampy. Copyright zůstává půjčujícímu.

Poznámka: Problém copyrightu může v některých případech fotografování ztížit, ne-li znemožnit.

Poděkování

Poděkování by mělo být uvedeno na výstavě a v katalogu (jméno půjčujícího). Do depozitáře půjčujícího by měly být věnovány 2 výtisky katalogu.

Mgr. Jan Vojtíšek